Tietosuojakäytäntö
Rekisterinpitäjä
Helkama Rent Oy (y-tunnus 2346469-2)
Lautamiehentie 3
02770 Espoo
Helkama Rent Oy toimii Suomessa kansainvälisen Avis- ja Budget-autonvuokrausketjun itsenäisenä lisenssinhaltijana Avis, Budget ja Payless-brändeillä.
Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä pyydämme olemaan yhteydessä seuraavaan sähköpostiosoitteeseen: dataprivacy@avisbudget.fi
Mitä henkilötietoja keräämme
Varatessasi autoa, keräämme seuraavia henkilötietojasi:
- Perus- ja yhteystietosi, kuten nimesi, osoitetietosi, puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi, syntymäaika, henkilötunnus tai ajokortin numero.*
- Asiakassuhteisiin ja sopimuksiin liittyvät tietosi, kuten luottokorttitietosi, muut maksamiseen ja laskutukseen tarvittavat tiedot.* Lisäksi kanta-asiakkuuteesi liittyvät tiedot.
- Saatamme lisäksi kerätä tietoja koskien teknistä yhteyttä ja käyttämääsi päätelaitetta, kuten IP-osoite, laite-ID tai muut tunnistetiedot sekä evästeet, jos varaat auton internet-sivuiltamme.
- Saatamme kerätä tietoja vuokraamasi auton sijainnista silloin, kun olet antanut etukäteen suostumuksesi sijaintitietojen käsittelemiselle.
* tähdellä merkittyjen tietojen antaminen on edellytyksenä palvelumme käyttöä koskevan sopimuksen tekemiselle.
Kirjaamme tiedot Avis-Budget-vuokrausjärjestelmään ja palveluiden tuottamiseen tarvittaviin muihin järjestelmiimme ja tietokantoihin.
Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Helkama Rent käsittelee henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
- autonvuokrauspalveluiden varaaminen ja toimittaminen
- yhteydenpito ja tiedottaminen vuokraustapahtuman eri vaiheissa
- sovittujen vuokrauspalveluiden maksuliikenne
- asiakaspalautteiden hoitaminen
- palveluiden laadun parantaminen
- kanta-asiakkuuksien ja asiakassuhteiden ylläpitäminen
- palveluiden markkinointi ja palveluista tiedottaminen
- omaisuutemme hallinnointi sekä rikosten ja väärinkäytösten estäminen ja selvittäminen.
Henkilötietojesi käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti auton vuokraamista koskevan sopimuksen täytäntöönpano sekä oikeutettu etumme, jonka perusteella käsittelemme asiakassuhteen ylläpitämiseksi tarvittavia tietoja.
Lisäksi henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen vuokraamasi ajoneuvon sijaintitietojen osalta.
Mistä saamme tietoja
Saamme tietoja ensisijaisesti sinulta itseltäsi. Tämän lisäksi henkilötietoja saatetaan kerätä väestörekisteristä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
Tietojen luovuttaminen
Avis-Budget-ketjuun eri puolilla maailmaa kuuluvat yritykset välittävät autonvuokrausvarauksia toisilleen. Tässä yhteydessä ne keräävät ja välittävät edellä mainitut tiedot vuokrauspalvelun tuottavalle Avis-Budget-yritykselle.
Emme luovuta tietojasi ulkopuolisten tahojen markkinointikäyttöön. Emme käytä tietojasi automaattiseen päätöksentekoon ja profilointiin.
Ulkoistaessamme palveluita ja toimintoja käytämme henkilötietojen käsittelijöitä, jotka ovat sitoutuneet toimimaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Käytämme lukuumme toimivia käsittelijöitä seuraavilla osa-alueilla:
- autojen vuokraus ja hallinnointi
- markkinointi
- laskutus
Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaistahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja. Esimerkiksi liikennerikkomusten yhteydessä olemme velvoitettuja luovuttamaan viranomaisille heidän pyytämänsä tiedot.
Siirrämme henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.
Tietojen suojaaminen ja säilytysaika
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Henkilötietojen säilytysaikoja määrittävät tietosuojalainsäädännön lisäksi esimerkiksi kirjanpitolain velvoitteemme. Säilytämme henkilötietoja lainsäädännön velvoittaman ajan, minkä jälkeen tuhoamme tiedot.
Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
Vuokraamastasi ajoneuvosta suostumuksellasi kerättävien sijaintitietojen säilytysaika on 1 vuosi.
Tietoihin liittyvät oikeutesi
Henkilötietoihisi liittyen sinulla on seuraavat oikeudet:
- oikeus tarkastaa tallentamamme tiedot
- pyytää oikaisemaan virheelliset ja puuttuvat tiedot
- vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että henkilötietojasi on käsitelty lain vastaisesti
- oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin
- oikeus pyytää tietojen poistaminen, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen
- siltä osin, kun henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, oikeus peruuttaa antamasi suostumus.
Käsittelemme poistopyynnön ja poistamme tiedot, mikäli poistamiseen on perusteltu syy, tai ilmoitamme perusteen, miksi tietojen käsitteleminen on tarpeen.
Mikäli henkilötietojesi käsittelyyn on lakisääteinen peruste tai velvoite, meillä on oikeus olla poistamatta pyytämiäsi tietoja. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi kirjanpitoon liittyvä aineisto, jonka hävittämisessä noudatamme kirjanpitolain määräyksiä.
Yhteydenotot
Mikäli sinulla on henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä pyyntöjä ja vaatimuksia, voit lähettää pyyntösi kirjallisesti osoitteeseen:
dataprivacy(at)avisbudget.fi
Vastaamme pyyntöösi 30 päivän kuluessa sen vastaanottamisesta.
Varmistaaksemme henkilöllisyytesi, toimitamme vastauksen kirjattuna lähetyksenä selvityspyynnössä ilmoittamaasi osoitteeseen. Voit myös noutaa vastauksemme henkilökohtaisesti osoitteesta:
Helkama Rent Oy
Lautamiehentie 3
02770 Espoo
Vastausta noutaessasi varmistamme henkilöllisyytesi virallisesta henkilöllisyystodistuksesta.
Valitusoikeus
Mikäli emme ole mielestäsi toimineet voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus lain noudattamista valvovalle viranomaiselle.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00521 HELSINKI
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Vaihde: 029 56 66700
www.tietosuoja.fi
Tätä tietosuojaselostetta on päivitetty viimeksi 13.3.2021.